Wenn es an das Erstellen eines Rechnungsbogens geht, hat man gewisse Freiheiten in der Gestaltung, was beispielsweise die Verwendung der Hausfarben oder das Implementieren des Firmenlogos als Wasserzeichen angeht – aber neben diesen Elementen, die die Rechnung so individuell machen, gibt es auch Informationen, die nicht fehlen dürfen, damit dieses Dokument  legitim ist.

 

Erst einmal ein paar trockene Fakten zum Thema:

Eine Rechnung ist zunächst einmal ein Geschäftsbrief, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Diese ist in Papierform zu übermitteln, oder aber auf elektronischem Weg, sofern das Einverständnis des Empfängers vorliegt. Die Angaben auf beiden Medien sind identisch. Rechnungen unterliegen außerdem einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und sollten daher auf entsprechendem Papier gedruckt sein, damit sie für die Dauer dieser Zeit lesbar bleiben. Darüber hinaus müssen Rechnungen innerhalb von 6 Monaten nach Erbringung der Leistung gestellt werden und erfordern keine Unterschrift.

Die perfekte Rechnungen

Zur perfekten Rechnung gibt es mehrere Wege: Man kann sie entweder von einem Profi erstellen lassen, der sich in diesen Dingen auskennt, oder sich aber mit einer entsprechenden Vorlage selbst ans Werk machen. Bei Letzterem ist vordefiniert, welche Angaben auf dem Rechnungsbogen eingetragen werden müssen und diverse Webseiten in den Weiten des Webs, bieten die entsprechende Vorlagen – auch kostenlos – an. Wer ohne einen Profi oder einer Vorlage seine Rechnung selbst gestalten möchte, dem sei mit dieser Checkliste weitergeholfen.

Checkliste

Diese Infos dürfen auf Deiner Rechnung nicht fehlen:

1) Vollständiger Name, Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Wer stellt die Rechnung und an wen ist diese gerichtet?

2) Fortlaufende Rechnungs-Nummer

Dies ist eine Zahlenreihe (auf Wunsch auch mit Buchstaben), die zur Identifizierung der Rechnung dient. Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden.

3) Ausstellungsdatum

Wann wurde die Rechnung gestellt?

4) Menge, Art und Umfang der Leistungen

Auflistung der erbrachten Leistung inklusive der Dauer und/oder Menge.

5) Nettobetrag

Der Rechnungsbetrag in Netto plus dem entsprechenden Steuersatz.

6) Steuersatz

Auflistung des Steuersatzes in Prozent und dem daraus resultierenden Betrag

7) Zahlungskonditionen

Dies bezieht sich auf den Zahlungszeitraum, zum Beispiel: 14 Tage und auf die Art der Zahlung, zum Beispiel: Überweisung.

8) Zeitpunkt der Lieferung

Wann wurde die Leistung erbracht, bzw. die Ware geliefert?

9) Eigentumsvorbehalt

Der Hinweis darauf, dass die Ware solange Eigentum des Rechnungstellers ist, bis der Betrag vollständig bezahlt ist.

10) Bankverbindung

Auflistung der vollständigen Kontodaten.

11) USt-IdNr. oder Steuernummer

Die USt-IdNr. ist nötig für internationale Transaktionen, die Steuernummer dagegen für nationale Transaktionen.

12) Registergericht und Handelsregisternummer

Auskunft des zuständigen Gerichts und HRB-Eintrag

13) Geschäftsführer / Aufsichtsrat

Nennung aller Geschäftsführer und/oder Aufsichtsräte. Dabei muss mindestens ein ausgeschriebener Vor- und Zuname auf dem Rechnungsbogen erscheinen.

 

Tipps und Rechnungsmuster

Zu guter Letzt noch ein paar Tipps, die Dir bei der Gestaltung Deiner Rechnung helfen:
Verwende keine Schrift kleiner als 6 Punkt, sonst gibt es Probleme bei der Lesbarkeit. Wenn Du außerdem über die Wahl eines passenden Fonts nachdenkst, dann vermeide eine Serifenschrift, denn diese wird auf ungestrichenem Papier unlesbar. Gehe auf Nummer sicher und verwende lieber einen Font ohne Serifen 😉
Für das Papier wird darüber hinaus welches mit 90–100 g/m2 empfohlen.
Wenn Du außerdem eine Vorlage für Deine Rechnung verwenden möchte, so gibt es eine Vielzahl an Anbietern im Internet. Du kannst zum Beispiel auf rechnungen-muster.de eine entsprechende Vorlage kostenlose herunterladen. Mit ein klein wenig Recherche findest Du sicherlich einen Designer, der Dir unter Berücksichtigung der nötigen Angaben eine Rechnung gestaltet, die auch noch grafisch in Dein Corporate Design passt und optisch ein wenig mehr her macht, als ein vorgefertigtes Muster 🙂
Und nun viel Erfolg und Spaß bei der Gestaltung Deiner Rechnung!